Ghid Management Echipe Hibride
Ești manager? Vrei să-ți crești performanța rolului și să ai succes în companie? Sau poate ești un lider cu experiență și vrei să-ți motivezi echipa? În oricare dintre aceste roluri ești, vei găsi în acest ghid instrumente practice pentru managementul echipelor hibride.
La Valoria am creat acest ghid ca să te ajute să răspunzi clar la întrebări precum:
- Ce este o echipă hibridă?
- Cum construiești încrederea între colegi acum?
- Cum motivezi o echipă hibridă? Ce nu funcționează și ce dă rezultate?
- Cum faci managementul echipelor hibride performante?
Desigur, știm că vrei recomandări practice ca să ai rezultate. Ca să te ajutăm, am împărțit ghidul în 10 secțiuni. Fiecare secțiune conține acțiuni practice pentru fiecare dintre aspectele abordate.
Le poți testa imediat pe toate în activitatea ta zilnică. Mai mult, reprezentările grafice aduc date care susțin conținutul și îl fac și mai ușor de urmărit și de implementat.
Dacă vrei să fii relevant profesional, să ai rezultate și să promovezi sau să-ți dezvolți compania atunci ești în locul cel mai potrivit. Ghidul acesta este pentru tine!
Cuprins:
Ce este o echipă hibridă și cum funcționează?
Chiar dacă munca de acasă nu este relevantă pentru toate lumea, tot mai multe companii se îndreaptă către un mod de lucru hibrid. Acesta dă o mare flexibilitate angajaților în ce privește munca la birou alternată cu munca distanță. Acest mod de lucru este posibil în companiile care se bazează pe aportul tehnologiilor digitale și pe priceperea angajaților de a le utiliza pentru atingerea obiectivelor.
Ce este o echipă hibridă?
O echipă hibridă este o echipă care include personal care lucrează de la birou și personal care lucrează la distanță.
Cu alte cuvinte, de-a lungul unei săptămâni, angajații își împart timpul de lucru între birou și casă sau alte locații, care devin locuri din unde ”se muncește”. Nu toți, nu tot timpul, dar într-o manieră mixtă, angajații lucrează sa de la birou sau de la distanță.
Cum funcționează o echipă hibridă?
Tehnologia este o parte importantă a creării unei echipe hibride și contribuie la menținerea comunicării și colaborării atunci când angajații lucrează la distanță.
Echipele folosesc dispozitive digitale pentru a-și derula activitatea, utilizând în același timp platforme software pentru întâlniri virtuale, pentru a comunica, a stabili obiective, a împărtăși progresele și a distribui alte informații importante legate de progresul proiectelor.
Care sunt caracteristicile echipei hibride?
Flexibilitatea
Angajații își pot modifica rutina de lucru pentru a o adapta la preferințele lor, la programul zilei sau la alte responsabilități din agendă. Această flexibilitate acordată prin modul de lucru hibrid poate ajuta companiile să îmbunătățească implicarea și productivitatea personalului, le poate ajuta să atragă noi talente și să-și reducă costurile de angajare și integrare.
Conectarea virtuală
Permite personalului să lucreze și să participe la ședințe de oriunde s-ar află. Platformele de comunicare virtuală și aplicațiile de mesagerie digitală ajută angajații companiei să comunice ușor și rapid. Rolul managerilor este acela de a face comunicarea structurată, clară și orientată spre progres.
Transparența
Pentru a avea succes echipele hibride au nevoie de sisteme care să asigure nu numai conectarea și comunicarea, ci și transparența informațiilor. Acestea trebuie să circule vertical și transversal pentru a da perspectivă, pentru a informa luarea deciziilor pe toate nivelurile și pentru a permite integrarea oricăror îmbunătățiri necesare la nivel de sisteme și procese.
Comunicarea în echipele hibride este una preponderent virtuală, ceea ce creează provocări în zona de coeziune și crearea relațiilor interpersonale.
Chiar și așa companiile au început să-și regândească modelul de afaceri pentru a-și adapta procesele și interacțiunile la acest mod de lucru.
Adaptarea ajută deopotrivă organizațiile și angajații să se asculte, să învețe și să decidă în interes reciproc cea mai potrivită formulă hibridă de lucru.
Provocări în managementul echipelor hibride
Gestionarea unei echipe hibride poate fi uneori copleșitoare, mai ales atunci când angajații se așteaptă la un anumit nivel de libertate ca lucrători la distanță. Dar cererea de productivitate generală rămâne aceeași, dacă nu mai mare.
Dacă gestionezi o echipă hibridă în compania ta, iată trei provocări cu care te poți confrunta și strategiile de care vei avea nevoie pentru a le depăși.
1. Menținerea consecventă a proceselor între membrii echipei
Fără a stabili așteptări clare sau a crea linii directoare adecvate pentru echipa ta hibridă, se va dovedi dificil de măsurat, ghidat sau îmbunătățit performanța membrilor echipei. Din acest punct de vedere unele dintre soluțiile pe care ar trebui să le iei în considerare pentru a fi adoptate în beneficiul echipei tale hibride includ următoarele:
Centralizarea documentației
Când vine vorba de gestionarea unei echipe hibride, documentația centralizată construiește mai multă încredere în rândul angajaților, încurajează munca în echipă și crește transparența.
Așteptări clare
Începe cu reguli simple, dar ferme! Când toată lumea știe la ce să se aștepte sau cum să acționeze, deschizi calea pentru productivitate și lucrul în echipă.
Management vizual
Folosește diagrame inteligente, și arată vizual procesele. O astfel de abordare ajută și la identificarea blocajelelor, a zonelor de îmbunătățire, precum și la vizualizarea membrilor responsabili ai echipei pentru diferitele etape ale unui proces și multe altele.
2. Luarea deciziilor cu privire la procesele care au loc asincron
Cu o echipă hibridă, comunicarea asincronă poate fi o provocare, mai ales atunci când este implicată luarea deciziilor.
Din fericire, există strategii dovedite pe care le poți folosi pentru a aborda deficiențele comunicării asincrone care apar în timpul gestionării unei echipe hibride:
Întâlniri online frecvente
Organizarea de astfel de întâlniri în mod regulat îți oferă oportunități pentru feedback, evidențierea performanței și obiectivelor echipei, clarificarea așteptărilor și disponiblitatea de a răspunde oricăror întrebări.
Software-uri de colaborare în timp real
Există software-uri care combină puterea diagramelor inteligente cu tabla virtuală și astfel oferă tuturor o singură sursă de adevăr în mod vizual și eficient. Folosirea acestora ajută la creșterea alinierii echipei și a productivității în timp real.
3. Aducerea noilor membrii ai echipei la o viteza de lucru accelerată
Unele dintre strategiile și abordările pe care ar trebui să le adoptați pe tot parcursul procesului de onboarding în cadrul companiei includ:
Supra-comunicarea
În loc să pui oamenii în atenția tuturor, cere-le să completeze un profil de angajat înainte de data de începere.
Pe măsură ce noii angajați sunt desemnați pentru a finaliza sarcinile de integrare în echipă, ar trebui să le oferi:
- Documentare clară – Este necesară mai ales cea referitoare la sarcini și responsabilități, frecventarea online a programelor de training, turul virtual al biroului, setarea spațiului de lucru virtual
- Instrumente si software – Managerii pot folosi vizualizarea datelor pentru a ghida noii angajați prin procesul de integrare. Diagramele grafice pot standardiza (și simplifica) pașii procesului de onboarding. Datorită ușurinței cu care pot fi create și editate, diagramele de flux personalizate pot fi create specific fiecărui rol de muncă și procesului acestuia.
Supra-Conectarea
Pentru a păstra interacțiunea cu colegii, echipele hibride au periodic planificate activități virtuale dedicate interacțiunii cu colegii. Cafeaua de dimineață, cafea cu un manager de top, sesiuni scurte de teambuilding la finalul săptămânii de lucru sunt toate ocazii bune de relaționare cu colegii noi. Soluțiile tehnologice din ce în ce mai diverse ajută relaționarea și susțin interacțunile de acest fel.
Rolurile managerului într-o echipă hibridă
A nu avea o prezență fizică la birou poate însemna să pierzi conexiunile, influența și vizibilitatea necesare pentru a experimenta satisfacția în muncă și pentru a simți angajamentul și apartenența care determină intenția de a rămâne.
1. Nevoia de apartenență
Managerii modelează experiența angajaților, cu impact direct asupra satisfacției, productivității și creșterii cifrei de afaceri. Managerii sunt cei care pot influența sentimentul de apartenență.
Atunci când managerii implică pe toată lumea, nivelul satisfacție la locul de muncă este de 3,4 ori mai mare, nivelul de angajament este de 2,7 ori mai mare, iar cel de implicare este de 1,9 ori mai mare decât media.
2. Nevoia de diversitate și incluziune
Managerii au atât responsabilitatea, cât și oportunitatea de a crea echipe incluzive în această nouă eră a muncii hibride. Ei trebuie să reînvețe cum să conducă și să gestioneze eficient echipa în actualele condiții. Acum nu mai sunt importante doar obiectivele și atingerea acestora, ci și echilibrul emoțional și starea de bine a echipei.
De aceea, investițiile organizaționale trebuie să se concentreze pe a ajuta managerii să-și dezvolte abilitățile necesare pentru a se ocupa de toate categoriile de angajați într-un mediu de lucru hibrid.
Organizațiile nu își mai permit să considere abilitățile de leadership opționale. Leadershipul este acum o abilitate esențială pentru fiecare manager.
3. Nevoia de leadership incluziv
Nu este ușor ca acest tip de leadership să le vină în mod natural tuturor managerilor. Cu coaching, training și mentorat, managerii se pot adapta își pot îmbunătăți aceste abilități cheie pentru a promova incluziunea în mediul de lucru hibrid.
Cercetările noastre arată că, deși aceste abilități sunt aceleași ca și înainte de pandemie, importanța lor relativă s-a schimbat. Modul în care un manager implementează aceste abilități este diferit acum.
4. Abilități de leadership incluziv
a. Încurajarea participării
Încurajarea participării este observarea corectă a obstacolelor din comunicare și crearea de căi pentru a le depăși: de la invitarea unei persoane cu puțină experiență la o întâlnire importantă și partajarea unei prezentări pentru feedback, la deschiderea unui canal colaborativ de lucru pentru brainstorming asincron.
b. Alinierea valorilor
Liderii incluzivi oferă o viziune clară, dar și comunică proactiv despre priorități și schimbări. Aceștia ajută membrii echipei să identifice acțiunile relevante și să vadă modul în care propria lor muncă contribuie la un obiectiv și o misiune mai mare. Impactul abilității unui manager de a crea aliniere asupra sentimentului de apartenență al membrilor echipei a crescut cu 76%.
c. Conexiunea socială
Conexiunea socială înseamnă să găsești modalități și timp, în fluxul muncii, pentru a le permite membrilor echipei să-i vadă pe lideri și să se vadă unii pe alții ca oameni reali, nu doar ca părți adiacente ale unui proces. Impactul abilității unui manager de a crea conexiune socială asupra sentimentului de apartenență al membrilor echipei a crescut cu 17%.
d. Empatia
Empatia începe cu abordarea celorlalți cu, curiozitate și deschiderea către diferitele experiențe ale altora. Managerii modelează empatia punând întrebări și ascultând fără a judeca. Impactul abilităților de empatie ale unui manager asupra sentimentului de apartenență al membrilor echipei a crescut cu 16%.
5. Nevoia de schimbare
Unii manageri și-au dezvoltat rapid aceste abilități în interacțiunile cu echipele lor la distanță, când toată lumea se străduia să se adapteze la blocajele generate de pandemie. Pe măsură ce s-a trecut la un mediu de lucru hibrid, managerii s-au readaptat.
Acest nou mod de lucru înseamnă acces diferit la informații, canale de comunicare noi, oportunități diferite de construire a relațiilor, crearea de rețele și conexiuni sociale. Managerii trebuie să recunoască fiecare angajat ca un individ unic, cu nevoi în schimbare în decursul timpului. Ei trebuie să fie în mod proactiv în contact colegii lor și să ofere spațiu pentru conversații dificile. Aceasta înseamnă să aloce timp întâlnirilor unu-la-unu pentru conversații personale sau sprijin emoțional.
Super-eroii echipelor hibride performante
La mai bine de doi ani de la izbucnirea pandemiei, noul normal nu mai este chiar așa de nou. Programul de lucru fix este tot mai mult înlocuit de flexibilitatea orelor de lucru a ”nomazilor digitali”.
Pandemia a oficializat ceea ce unele companii implementau cu succes de mult timp, munca de oriunde. Așa că pentru unii angajați evadarea de la birou a fost ca o ușurare și o îmbunătățire a mediului de lucru.
În acest context, superputerile echipelor hibride coincid cu un set abilități necesare pentru performanță și conturează portrete profesionale asemeni super-eroilor echipelor hibride după cum urmează:
1. Super-eroul Radar
Utilizează fusurile orare în avantajul lui. Accesează potențialul talentelor din companie răspândite pe tot globul ca să aibă un flux de lucru 24×7. Cunoaște ritmul fiecăruia dintre colegii de echipă, stilul lor de viață și momentele lor de eficiență maximă, stilul de colaborare și nivelul de disponibilitate.
Programul standard de la birou le oferea tuturor un fus orar previzibil, chiar dacă ineficient, în care funcționau. Acum că a dispărut, simte că are libertatea și responsabilitatea de a gestiona timpul ca pe o resursă strategică.
2. Super-eroul Fișier
Nu crede că fiecare acțiune este legată de o întâlnire. Are abilitatea rară să structureze, ghideze și recunoască avantajele muncii offline. Deoarece managerul se poate simți copleșit de nesiguranța absenței fizice de la birou a devenit un reflex al echipelor care lucrează la distanță să pună în calendarul online sesiuni de lucru, întâlniri virtuale sau apeluri telefonice.
Aici intervine Super-eroul Fișier care structurează mai bine sarcinile de lucru, oferă feedback în timp real, construind în același timp procese de feedback și îndrumare chiar în spațiul virtual.
3. Super-eroul Elastic
Este specific în echipele de dezvoltare de software. Este promotorul agilității în echipă. Pune accent pe ciclurile scurte de livrare, pe nivelurile ridicate de implicare susținut de dese sesiuni de implicare scurte și clare.
Pe măsură ce devine tot mai dificil să te conectezi cu colegii în întâlnirile online, multe dintre soluțiile agile pot să ajute. De aceea Super-eroul Elastic aduce elemente care ajută echipa să traverseze cu bine perioadele de presiune maximă.
4. Super-eroul Magician
Acest super-erou poate face echipe din oameni care se cunosc foarte puțin, poate elimina jumătate din toate întâlnirile inutile și știe cum să permită tuturor să contribuie. Utilizează tablele albe care creează spații de colaborare vizuală și îi face pe toți să vadă imaginea de ansamblu.
O tablă albă pe perete pe care altă dată scriai cu markerul, acum a devenit Miro sau Trello sau alte asemenea instrumente online ce permit acestui super-erou să ia echipa într-o călătorie a alinierii și descoperirii.
5. Super-eroul Orchestră
Acest erou arată cum trebuie extinsă gama de produse sau servicii și cum trebuie făcută alegerea canalelor de comunicare pentru a menține cea mai bună legătură între membrii echipei. În ciuda proliferării modalităților de conectare și comunicare, managerii încă rămân blocați într-o rutină de e-mail, Whatsapp și Zoom.
În alegerea unui canal care să fie accesibil și pentru a implică echipa, trebuie să se aplice o gândire mai profundă. După cum spunea vechiul slogan de marketing, „mediul este mesajul” și alegerea canalului potrivit pentru a transmite atât conținutul, cât și relația este crucială.
6. Super-eroul Gadget
Acest super-erou invită colegii să aibă o mentalitate deschisă și axată pe creștere în accesarea multiplelor modalități de conectare pe care le avem la dispoziție pentru a ne conecta virtual. El are o superputere tehnică ce te provoacă să înveți să folosești platformele care creează noi moduri de lucru și de conectare.
Înțelegerea colaborării, a conferințelor virtuale, a aplicațiilor de mesagerie și chiar a aplicațiilor de realitate virtuală necesită o explorare constantă a instrumentelor. Acest super-erou antrenează dezvoltarea răbdării și toleranței față de disconfortul de a încerca ceva nou. El le arată colegilor că este nevoie doar de o minte deschisă, curiozitate și răbdare.
7. Super-eroul Lipici
Acest super-erou este conștient de diferențe și vrea să le integreze pentru ca echipa să funcționeze mai bine. Deoarece într-o echipă personalitățile sunt diferite: unii sunt timizi, alții sunt bombastici, alții au lățime de bandă și echipamente grozave, alții se chinuie să se conecteze, rolul acestui super-erou este să fie un maestru al incluziunii și al îmbrățișării în mod activ a diferențelor pentru a obține cele mai bune rezultate de la fiecare membru al echipei.
7 practici de succes în managementul echipelor hibride
Cheia unei colaborări de succes între echipele hibride este: depășirea problemelor și optimizarea comunicării.
Anticiparea obstacolelor și luarea măsurilor necesare pentru a le evita este esențială. Comunicarea eficientă, pe de altă parte, îi ajută pe toți colegii să cunoască structura hibridă și orice modificări ale proceselor.
În cele ce urmează sunt prezentate șapte bune practici care vă pot ajuta să valorificați la maximum pontențialul echipei voastre hibride:
1. Standardizarea accesului la hardware și software
Unul dintre cele mai mari obstacole în calea colaborării virtuale eficiente este asigurarea accesului la hardware și software. Angajații trebuie să își poată face treaba eficient, indiferent dacă lucrează la fața locului sau de acasă. Prin accesul la aceleași instrumente se vor evita problemele de compatibilitate și se va oferi tuturor aceeași bază de lucru.
Pentru scenariile de lucru la birou, folosirea unei table interactive stimulează implicarea, permițănd prezentarea hibridă, fără întreruperi. În plus un astfel de echipament se integrează foarte bine cu soluții software de la distanță, cum ar fi Microsoft Teams, Google Meet sau alte platforme foarte populare pentru lucrul echipelor hibride.
2. Organizarea de întâlniri de lucru hibride
Deși acesta poate părea un punct evident, este surprinzător de ușor pentru cei care lucrează la birou să colaboreze, independent de colegii care lucrează de la distanță. Acest lucru poate implica convocarea propriilor întâlniri mai mici, ceea ce îi exclude automat pe cei care lucrează la virtual.
O modalitate eficientă de a evita aceste probleme este adoptarea unei abordări „în primul rând la distanță”. Aceasta înseamnă să tratezi munca de la distanță ca abordare implicită pentru echipă, astfel încât să nu existe un dezavantaj inerent asociat cu munca în afara biroului.
3. Folosirea instrumentelor de videoconferință
Ca să devină posibilă colaborarea virtuală este vital ca toți membrii unei echipe hibride să aibă acces la cele mai bune instrumente de videoconferință. Pentru angajații care se întâlnesc la birou, un display interactiv constituie un plus pentru sala de ședințe.
Toți participanții vor putea vedea conținutul și se vor simți la fel de implicați și conectați. Cei care prezintă datele se vor simți încrezători și în largul lor, putând face adnotări pe ecranul tactil, în timp real, cu ajutorul unui stylus.
4. Accesarea mai multor canale de comunicare
Instrumentele de videoconferință formează adesea baza colaborării virtuale. În timp ce opțiunea de a forma săli de lucru virtuale sau conversații unu-la-unu permite mai multă consultare individuală, este, de asemenea, important să se ofere canale de comunicare suplimentare în cadrul echipelor hibride.
Unele informații pot fi trimise membrilor echipei prin e-mail, în timp ce poate exista și un rol pentru mesageria directă prin instrumente precum Google Hangouts, Slack sau Workplace Chat. Aplicațiile precum WhatsApp și Telegram care au nevoie doar de acces la internet sunt excelente pentru comunicarea instantanee.
5. Alocarea de sarcini cu termene limită clare
Un element esențial pentru managementul hibrid al echipei este alocarea unui termen limită adecvat și limpede pentru orice sarcină de lucru. Cu termene clare, tot personalul va rămâne pe drumul cel bun, indiferent dacă se află la locul de muncă sau lucrează de acasă.
6. Utilizarea tehnicilor de management de proiect
Unul dintre cele mai importante elemente pentru echipele hibride este excelența în managementul proiectelor. Managerii se vor ocupa în primul rând de selectarea persoanelor potrivite pentru a face managementul de proiect, vor gestiona moralul echipei și vor monitoriza progresul individual pe măsură ce munca este realizată.
O mulțime de aplicații software, cum ar fi Asana sau Monday.com sunt de ajutor în organizarea sarcinilor și managementul proiectelor. Acestea permit managerilor de proiect să atribuie cu ușurință sarcini și să creeze planuri de lucru, ceea ce face eficientă organizarea și delegarea sarcinilor.
7. Acordarea încrederii membrilor echipei hibride
Ultima cea mai bună practică pentru optimizarea colaborării virtuale în cadrul echipelor hibride este încrederea în faptul că echipa ta își va face treaba, indiferent de unde lucrează. Nu microgestionarea echipei o face mai productivă, ci termenele clare pentru fiecare sarcină, care le dă angajaților libertatea de a alege modalitatea cea mai bună de a-și face treaba. Ajută reducerea întreruperilor inutile. Dacă e nevoie rapidă de un raport de progres, uneori este suficient un mesaj sau un email. O întâlnire suplimentară a echipei doar va perturba fluxul de lucru al echipei.
Mecanismele motivării aplicate în echipele hibride
Deși pare că ne este mai bine să lucrăm la distanță este util să recunoaștem că motivația este parte integrantă a succesului unei echipe de la distanță. Fără ea, personalul demotivat este mai puțin productiv și mai puțin eficient, iar această demotivare se poate propaga rapid în echipă, crescând fluctuația personalului și amenințând stabilitatea managementului.
De aceea, în acest articol prezentăm 5 recomandări utile pentru a menține un nivel bun de motivație în echipele hibride:
1. Reamintește viziunea companiei
Discută cu colegii despre care sunt aspirațiile și obiectivele lor și leagă-le de viziunea și misiunea generală a companiei. Oamenii trebuie să simtă că munca lor contribuie la realizările și la creșterea afacerii pentru a se simți apreciați. Așa că asigură-te că le arăți care este modul în care munca pe care o fac contează. Vorbește cu ei despre impactul pe care-l au în mod regulat. Concentrează-te pe ceea ce este important pentru modul în care funcționează afacerea și fă misiunea acesteia vizibilă pentru întreaga echipă pentru a menține motivația oamenilor la cote înalte.
2. Dă feedback de dezvoltare în timp real
Dacă oamenii nu știu că fac o treabă proastă, pot continua să facă o treabă proastă la infinit. Așa că, organizează sesiuni regulate de feedback pentru a le spune angajaților cum se descurcă. Creează un spațiu sigur, de comunicare deschisă, în care să simtă că pot vorbi sincer și asigură-te că recunoști munca grea, precum și realizările individuale și ale echipei. Oferă cu laude și feedback corectiv, după cum este cazul. Stabilește așteptări clare pentru perioadele următoare, astfel încât oamenii să știe spre ce țintesc. Această activitate nu numai că va motiva echipa, ci va crește loialitatea și retenția.
3. Ai încredere în echipă
Dacă încrederea nu îți vine de la sine, atunci poate fi dificil să nu mai faci micromanagement. Dar încrederea și autonomia vor da un impuls enorm echipei tale. Oamenii trebuie să-ți câștige încrederea, desigur, dar amintește-ți de ce i-ai angajat și lasă-i să-ți demonstreze că pot face o treabă bună cu ajutorul încrederii și sprijinului tău. Cu oamenii care lucrează nesupravegheați, s-ar putea să te simți obligat să faci micromanagement, dar acesta este un comportament de management toxic și va limita nu doar inovația ci și productivitatea și, cu siguranță, va demotiva forța de muncă, așa că stai departe de acest stil de lucru cu orice preț.
4. Profită de conectivitatea hibridă
„Biroul” improvizat de acasă în dormitor, în camera de zi sau în bucătărie poate fi lipsit de multe dintre facilitățile de la sediul firmei. Folosesc echipele tale cea mai bună tehnologie pentru a rămâne conectate la afacere? Un laptop standard are porturi și conectivitate limitate, așa că o stație de andocare universală este de ajutor și acasă și la birou. O stație de andocare portabilă le permite angajaților să conecteze mai multe ecrane, un laptop, dispozitive USB și periferice, toate cu un singur cablu. Aceasta înseamnă că atunci când funcționează hibrid, pot să-și conecteze laptopul și să înceapă să lucreze – de oriunde. Acest lucru face tranziția între spațiile de lucru de la birou și de acasă mult mai ușoară și mai puțin stresantă și îi ajută pe angajați să rămână conectați oriunde lucrează.
5. Pune accentul pe aspectul social
Este esențial să ții oamenii la curent cu tot ce se decide. Dar nu toate interacțiunile trebuie să se refere la sarcinile de lucru; oamenii se simt își duc dorul unul celuilalt pentru că prieteniile se creează prin muncă. Așa că de ce să nu faci un call într-o zi de vineri după-amiază cu echipa pentru un scurt rezumat al săptămânii și o conversație despre weekend? Acest lucru te va ajuta să creezi și să menții o legătură mai personală cu echipele de la distanță și să încurajezi deschiderea, făcându-i pe toți să se simtă conectați, incluși și apreciați.
Construirea încrederii în modelul de lucru hibrid
Potrivit unui sondaj 70% dintre angajații din România preferă să lucreze în sistem hibrid în 2022. Acesta este un procent semnificativ ca să provoace companiile din multe puncte de vedere. Unul dintre acestea este încrederea și cum managerii o construiesc cu o forță de muncă care este puțin prezentă fizic la birou.
Un cercetător de la Harward Business School a descoperit că există două tipuri de încredere pe care angajații și angajatorii trebuie să le aibă pentru a menține o relație de lucru productivă și de succes.
- Primul tip de încredere este etichetat ca încredere în competență și se referă la convingerea că ceilalți vor livra la termenul stabilit și că muncă lor va fi de înaltă calitate.
- Al doilea tip de încredere este etichetat ca încredere interpersonală și se referă la convingerea că ceilalți au intenții bune și o integritate ridicată.
Ambele tipuri de încredere sunt mai greu de stimulat și menținut în cazul muncii hibride.
Totuși, faptul că există provocări pentru construirea încrederii într-o abordare de lucru hibridă, nu înseamnă că este imposibil de construit.
Iată patru moduri prin care managerii pot construi încrederea cu colegii din echipă, atunci când lucrează în sistem hibrid sau la distanță:
1. Comunicarea la timp și deschisă
Comunicarea despre evoluția progresului și asigurarea faptului că toată lumea știe unde și când lucrează toată lumea din echipa lor este esențială. Aplicații precum Trello și Basecamp pot fi folosite pentru a ajuta oamenii să comunice eficient. De asemenea, vor stimula încrederea, deoarece angajații pot vedea programul tuturor, chiar dacă lucrează de la distanță.
Cu toate acestea, este, de asemenea, foarte important ca membrii echipei și managerii să poată comunica despre lucruri care nu sunt legate de muncă. Așa se poate dezvolta mai multă încredere interpersonală, deoarece colegii se vor putea cunoaște mai bine.
2. Facilitarea transparenței
Pentru a comunica eficient cu echipele care lucrează de la distanță și de la birou, companiile trebuie să investească în tehnologia potrivită și să se asigure că datele lor sensibile sunt protejate.
Echipele vor avea nevoie cu siguranță de o aplicație de videoconferință, cum ar fi Zoom sau Skype, precum și de un serviciu de mesagerie criptată, cum ar fi Slack sau Chanty. Acest lucru este esențial, deoarece va permite moduri de bază de comunicare între echipe și, prin urmare, va ajuta la construirea încrederii.
Atunci când oamenii au mijloacele de comunicare asigurate prin tehnologia potrivită și când știu că această comunicare va fi sigură și privată, vor construi relații cu mai multă încredere în managerii lor.
3. Respectarea flexibilității
Unul dintre principalele motive pentru care oamenii optează pentru modul de munca hibridă este flexibilitatea pe care aceasta o oferă. Această flexibilitate se referă atât la orele specifice pe care cineva le poate lucra în timpul unei zile, cât și la modul în care compania în sine poate funcționa. Îmbrățișarea acestei flexibilități va crește nivelul de încredere în cadrul echipei.
Unii angajați pot opta să lucreze în intervale care diferă de standardul 9-17, deoarece cercetări recente arată că 57% dintre angajați vor flexibilitate în activitatea lor. Prin urmare, este clar că managerii și lucrătorii vor trebui să își negocieze programul de lucru într-un mod care să nu compromită beneficiile muncii hibride. În cele din urmă, comunicarea despre o astfel de flexibilitate este modul de a construi încredere în echipă.
4. Rezultate, nu progres
Cu toate acestea, respectarea flexibilității va fi menținută numai dacă angajatorii știu că sarcinile sunt îndeplinite.
Dacă un angajat finalizează o sarcină până la data și ora pe care managerul i le cere, atunci acest lucru ar trebui să fie mai important decât urmărirea numărului de ore specifice alocate pentru acea sarcină.
În cele din urmă, renunțarea la controlul extrem de tip micro-management le va permite managerilor să câștige mai multă încredere în echipele lor. Totodată le va permite și angajaților să se bucure de autonomie și, prin urmare, să devină mai productivi.
Disfuncționalitățile mediului de lucru hibrid
Sunt multe efecte secundare ale adoptării muncii în regim hibrid. Acestea pot părea evidente, dar merită menționate, măcar parțial: productivitatea redusă, luarea deficitară a deciziilor, diverse surse de distragere, concentrarea slabă, demotivarea și, uneori, dezimplicarea la nivelul echipei. Dar care sunt disfuncționalitățile mediului de lucru hibrid?
Dacă am face o selecție a celor mai importante 5 elemente care provoacă echipele hibride acestea ar fi următoarele:
1. Lipsa încrederii
Am vorbit deja despre impactul pe care îl are lipsa încrederii, așa că nu vom insista asupra acestui aspect. Vrem doar să adăugăm o nuanță de această dată. Este posibil să construiești încredere, încredere reală, cu colegii pe care îi vezi doar în mediul virtual? Unii pot spune „da”, alții pot să nu fie de acord.
Am folosit în mod deliberat cuvântul colegi, nu colegi de echipă, deoarece există aici o subtilă diferență. Da, „coechipierii” se văd frecvent online, se pot întâlni ocazional la birou pentru a colabora și se pot chiar întâlni, chiar regulat, pentru a socializa.
Dar cum rămâne cu colegii de echipă indirecți? Colegi din întreaga companie sau din alte departamente. Cei cu care nu participi la întâlniri și cu care nu socializezi. Poți cu adevărat să construiești încredere cu aceștia?
2. Frica de conflict
În calitate de lideri, îi provocăm pe cei cu care ne întâlnim online sau la birou să înțeleagă dacă există un adevărat acord între obiectivele și acțiunile echipei? Sau suntem bucuroși că a devenit mai ușor de găsit consensul într-o lume online?
Numeroase lucrări de psihologie organizațională arată locul important al conflictului în dinamica echipei, în menținerea implicării, a motivației și încrederii. Lipsa conflictului agravează disfuncționalitățile, poate afecta rigoarea reală în luarea deciziilor și poate fi periculos pentru celelalte elemente foarte importante menționate aici.
3. Lipsa de implicare
Știm că, de cele mai multe ori, în interacțiunile online comportamentele sunt greu de citit. Pentru liderii echipelor hibride, aprecierea angajamentului colegilor dincolo de cuvântul rostit este mai dificilă ca oricând.
Ca lider, cum evaluezi nivelul de implicare al echipei tale în interacțiunile online? Energia și implicarea lor sunt palpabile sau nu? Cum poți evalua nivelurile de implicare ale echipelor aflate în afara controlului tău direct, dacă nu-i mai vezi, auzi și observi direct așa cum ai făcut cândva?
Răspunsul la toate aceste întrebări este: prin obținerea unor competențe superioare care trebuie să includă elemente de psihologie și de profilare comportamentală, pe lângă abilități de facilitare, coaching cu NLP și de activare/elevare a nivelurilor neurologice.
4. Evitarea responsabilității
La suprafață, aceasta este o zonă pe care lumea hibridă nu a afectat-o cel mai puțin, deocamdată. Pentru majoritatea, dacă nu toți liderii, există datoria morală de a face ceea ce este corect și de a livra ceea ce au de livrat, indiferent cât e de greu.
Cu toate acestea, ceea ce devine din ce în ce mai clar este că lipsa unui angajament (engagement) eficient poate îndepărta oamenii unii de alții. Atunci când este combinată cu absența prezenței fizice, aceasta poate reduce nivelul de angajament comun pe care indivizii îl pot simți față de echipă sau organizație, agravând disfuncționalitățile din echipă.
5. Diminuarea importanței rezultatelor
Lipsa de atenție acordată rezultatelor este un factor decisiv într-o echipă disfuncțională. Sintagma care vine aici în minte este distragerea atenției. Într-un mediu de lucru tradițional, la birou, de cele mai multe ori, distragerea atenției venea de la colegi. Așadar acea distragere tindea să fie conectată și la alte subiecte, dar și la muncă.
Acum că, pentru mulți dintre noi, naveta are mai degrabă ca destinație „sufrageria” decât „biroul”, suntem în permanență pândiți de distragerea atenției și de întreruperi. Familia. Animalele de companie. Frigiderul.
Dar și timpul continuu alocat concentrării asupra unui ecran pot duce la anestezierea minții până la sfârșitul zilei și la incapacitatea de a identifica sau de a răspunde eficient la datele importante. Modul de lucru hibrid, în acest sens, crește disfuncționalitățile, aduce provocări noi și complicate acolo unde soluțiile ori-ori nu există.
După cum vedem, implicațiile modelelor de lucru hibride sunt multiple și continuă să se schimbe. Răspunsurile vor fi găsite treptat. La Valoria, reușim să depășim aceste provocări alături de mulți dintre clienții noștri cu rezultate pozitive.
Top 10 greșeli ale managerilor echipelor hibride
În mediul de lucru actual, managerii trebuie să învețe un nou nivel de agilitate, deoarece toate drumurile duc către modele de lucru hibride. Nu este vorba doar despre stăpânirea abilităților de management al muncii la distanță, ci și despre găsirea timpului pentru a echilibra toate formele de muncă hibridă.
Iată câteva dintre cele mai mari greșeli pe care managerii le fac într-un sistem de lucru hibrid:
1. Nedefinirea clară a așteptărilor
Colegii care lucrează în sistem hibrid sunt mai responsabili de termenele și procesele de lucru ca oricând. De aceea obiectivele neclare și așteptările prost comunicate îi pot lăsa pe angajați să simtă că le-ai tras covorul de sub picioare.
Explică-le obiectivele pe termen scurt, mediu și lung. Setează sarcini săptămânale, dar asigură-te că angajații pot vedea cum contribuie la obiectivul final. Fii clar în legătură cu termenele limită și livrabilele cerute și asigură-te în același timp că obiectivele rămân realizabile.
2. Monitorizarea slabă a progresului
Lucrul în sistem hibrid înseamnă pentru mulți manageri o abordate out if sight, out of mind la care aderă neinspirat.
A avea lucrători independenți poate fi un mare atu, dar nu înseamnă că aceștia trebuie să piardă legătura cu managerii lor.
Orice absență prelungită a unui manager din mijlocul oamenilor va putea duce inevitabil la scăderea moralului și a productivității echipei.
3. Micromanagementul
Acesta era deja o problemă înainte de pandemie, care nu s-a remediat în perioada cât s-a lucrat complet la distanță – micromanagerii au devenit mai creativi. Privirea peste umăr s-a transformat în urmărirea fiecărei mișcări pe Slack sau Hangouts.
Poate părea contraintuitiv, dar cel mai bun mod de a-ți gestiona angajații care lucrează în sistem hibrid este să le dai libertatea de acțiune.
Reorientarea după o singură distragere poate dura până la 23 de minute. Întâlnirile non-stop scad productivitatea. Acea „întâlnire care ar fi putut fi un e-mail” te costă timp și bani.
4. Excesul de email-uri
Există însă și manageri care abuzează de acest mijloc de comunicare la distanță. Aceștia presupun că simpla trimitere de e-mailuri către colegii lor este cel mai bun mod de comunicare, în special pentru cei care se află în țări diferite.
Deși nu există probleme cu trimiterea de e-mailuri, este de remarcat faptul că atunci când managerii se bazează dezechilibrat de mult pe acestea se produce o comunicare ineficientă.
5. Lipsa de conectare cu colegii lor la nivel personal
Managerilor care sunt interesați doar să le comunice termenele limită colegilor, fără să-și acorde timp pentru a afla mai multe despre fiecare membru al echipei și despre viața lor în afara biroului le va fi greu să ridice moralul și să crească nivelul de satisfacție al angajaților.
Conectarea personală, chiar informală, cu accent pe deschidere, empatie și chiar vulnerabilitate, va aduce autenticitate dialogului dintre manager și membrii echipei, umanizându-l.
6. Ignorarea echilibrului dintre viața profesională și cea privată
Poate fi dificil să „închei” ziua de lucru când biroul tău este și bucătăria ta. Angajații din sistemul hibrid spun că lucrează mai multe ore de la distanță decât când sunt la birou. Cu toate acestea, puțini manageri sunt îngrijorați de epuizarea angajaților.
Măsurarea timpului care nu se reflectă asupra calității muncii nu îmbunătățește rezultatul final. În orice caz, poate afecta satisfacția angajaților și le poate provoca resentimente. Regula de aur este să nu trimită nimeni mesaje în afara programului de lucru.
7. Omiterea perspectivei venite din imaginea generală
Când ești într-un birou cu 10% din echipa ta, cum le recunoști meritele celorlalți 90%? Cum te asiguri că munca grea a tuturor este vizibilă? Un manager bun trebuie să răspundă echilibrat nevoilor angajaților, indiferent de locația lor.
Angajații spun că se simt mai incluși atunci când sunt la birou . Există metode simple care fac ca angajații să se simtă văzuți și auziți, de exemplu o sesiune săptămânală de felicitări ajută la implicarea tuturor.
Identificarea continuă a oportunităților de coaching poate fi apoi subliniată de importanța întâlnirilor 1-la-1. Echipa poate reuși doar dacă oamenii văd că se investește în ei.
8. Ne-eliminarea presupunerilor
Cea mai mare greșeală pe care o poate face un manager este să presupună că toată lumea trăiește aceeași experiență. Luarea deciziilor de sus în jos poate duce adesea la ignorarea oamenilor.
Un manager care este la birou trebuie să țină minte că cei care lucrează de acasă pot împărți ”biroul” cu copiii care învață virtual sau cu un partener al cărui birou este chiar în spatele lor.
De aceea managerii trebuie să ia în considerare faptul că fiecare membru al echipei are o situație specifică diferită, iar implicarea în procesele de lucru trebuie făcută având în vedere aceste aspecte.
9. Pregătirea neadecvată
Au angajații toate instrumentele de care e nevoie pentru a-și face treaba eficient? Nu este vorba doar despre instrumente ci și de felul în care are loc comunicarea. Planificarea întâlnirilor trebuie făcută în funcție de nevoile celor care lucrează de la birou, dar și ale celor care lucrează de la distanță.
Construirea unei liste de protocoale pentru întâlnirile hibride pe care echipa trebuie să le urmeze este utilă. Acestea pot include sisteme de ridicare a mâinii, astfel încât oamenii să poată contribui la deciziile din video conferințe sau utilizarea unui whiteboard pe ecran și a unui sistem de apelare.
10. Ignorarea importanței dezvoltării carierei
Angajații în sistem hibrid au același obiectiv final ca orice alt angajat: să-și mărească șansele de reușită în carieră și câștigurile.
Cu toate acestea, mulți manageri uită să le abordeze în mod activ dezvoltarea personală și a carierei, lăsându-i pe aceștia să se simtă bat pasul pe loc și că nu sunt sprijiniți.
Oferirea în mod activ a unor oportunități diverse de formare, fie că sunt sesiuni de coaching sau recomandări de cursuri online, vor ajuta pe angajații care lucrează în sistem hibrid să-și perfecționeze abilitățile.
Leadership în sistemul de lucru hibrid
Liderul sistemului bazat pe modelul de lucru hibrid are nevoie de cunoștințe și abilități foarte diferite. Acest lider este confortabil cu schimbarea, poate să ia decizii critice, să lucreze cu date, să gândească digital și demonstrează o mare capacitate de adaptare. Conduce compania cu un solid simț al scopului, crede în delegarea autorității și acționează cu integritate, curaj și empatie.
Mai jos sunt câteva trăsături esențiale necesare liderilor de astăzi pentru a conduce cu succes echipele în sistemul hibrid de lucru:
1. Capacitatea de a conduce cu autenticitate
Liderii, deși se avântă spre succes, trebuie să accepte și eșecurile.
Angajații vor să lucreze cu un lider onest care știe să spună lucrurilor pe nume și care acționează pe baza a ceea ce spune. Un lider ce îmbrățișează vulnerabilitatea și își asumă responsabilitatea deciziilor în loc să le atribuie factorilor externi.
Liderii autentici sunt apreciați și recunoscuți pentru deschiderea lor. Viziunea, misiunea și valorile au fost foarte semnificative pentru ei în aceste vremuri, făcându-i să reflecteze asupra scopului muncii lor. În consecință, liderii autentici construiesc o cultură a încrederii și a răspunderii în cadrul companiei.
2. Empatia corelată cu un sistem de valori asumate
În timp ce sistemul hibrid de lucru ne-a permis să micșorăm distanțele prin instrumente digitale, comunicarea, conexiunea și implicarea rămân imperative.
Nevoia ca un angajat să fie auzit și înțeles este mare. În acest scenariu, liderii pot întări sentimentul de apartenență al angajaților față de companie prin comunicare și conectare emoțională.
Liderii trebuie să înțeleagă diversitatea din cadrul organizației, să creeze un loc de muncă incluziv și să recunoască efortul și stresul angajaților. Au nevoie cu adevărat să demonstreze că le pasă.
3. Agiliatea în gândire și ca practică de lucru
Liderii care aspiră să reușească în această lume nouă trebuie să fie proactivi și adaptabili la schimbarea constantă. Ei trebuie să aibă o viziune din exterior (informații despre piață) pentru a obține primii un avantaj competitiv sau pentru a se adapta rapid la schimbări. Agilitatea se limitează nu numai la dinamica pieței, ci și la propria persoană și la oameni.
Competența și perfecționarea constantă nu înseamnă să fii doar echipat digital, ci și să gândești digital. Gândirea digitală înseamnă să implementezi soluții online pentru găsirea și deservirea clienților.
Agilitatea constă, de asemenea, în cunoașterea angajamentului, a coeficientului de satisfacție și a dispoziției angajaților și a acționa rapid, relevant răspunsurilor lor pentru a-i menține implicați și parte din companie.
4. Capacitatea de a acționa decisiv
Liderii echipelor hibride trebuie, de asemenea, să conducă oamenii prin alinierea obiectivelor organizaționale la obiectivele funcționale și să ofere claritate cu privire la motivul pentru care se realizează cifrele prognozate.
Liderii companiilor iau, de asemenea, decizii echilibrând viziunea pe termen lung cu cea pe termen scurt. Prin urmare, ei sunt bi-focali. Nu numai că sunt buni în legătură cu aici și acum, ci gândesc și pe termen lung.
Sunt gânditori strategici ascuțiți la minte și solizi oameni de implementare. De asemenea, liderii ar trebui să poată valorifica datele în timp ce iau decizii pentru a ajunge la concluzii obiective.
5. Deschiderea de a experimenta
În timp ce dinamica muncii s-a schimbat, a fost nevoie ca echipele să încerce continuu lucruri noi. Liderii trebuie să inoveze și să aducă aerul proaspăt al ideilor noi pentru a promova o cultură a inovației.
În același timp, un lider trebuie să fie conștient de faptul că noul mod de lucru are nevoie de viteză și simplitate în proiectare, sistem, procese și luare a deciziilor pentru a crea o propunere de valoare mai bună pentru angajați și clienți.
6. Reziliența în fața provocărilor
Cea mai importantă trăsătură acum este reziliența. Pandemia și turbulențele geopolitice sunt teste de stres pentru leadership. De la prezență fizică la cea nomad digitală a fost o călătorie care a necesitat răbdare și o dorință puternică de a nu renunța.
Numărul de idei, soluții, succese și eșecuri, suișuri și coborâșuri ale afacerilor, un trimestru pe creștere și altul în scădere, a fost o perioadă grea pentru orice lider și trăsătura care l-a menținut pe un lider pe linia de plutire a fost reziliența.
Un lider rezilient poate crea o cultură puternică a încrederii în rândul angajaților și a conducerii acestora pe termen lung.
The hybrid ways of working are here to stay, and Authentic Leaders are ready to (re)learn and lead!
Concluzie
Trecerea la modelul hibrid de lucru a fost perturbatoare și neprevăzută pentru majoritatea dintre noi. Ca manager este în regulă să te simți puțin nervos sau nesigur cu privire la ce înseamnă asta pentru echipa ta. Este și mai bine însă să te întrebi cum să gestionezi cel mai bine toate aceste schimbări. Nimeni nu poate evita ce vine la pachet cu acest nou mod de lucru și nici neliniștea cu privire la schimbările din viitor.
Tocmai de aceea, cu acest ghid facem tranziția către un mod de gandire centrat pe creștere. Acum ai oportunitatea sa-ti revitalizezi vechile modalități de a-ți gestiona echipa. Folosește acest ghid pentru a-ți pivota cariera. Devino mai sigur pe tine, dezvoltă-ți oamenii, redefinește-ți modalitățile de lucru ca să nu ai o echipă epuizată, ci una puternică și eficientă.
La Valoria am perceput adoptarea modului de lucru hibrid ca pe una dintre cele mai inovative transformari si am anticipat aceasta tendință. Astfel, am ajutat mulți manageri să facă această tranziție cu bine, alături de echipele lor. Citește acest ghid. Corelează recomandările noastre cu activitatea ta si dă-ne feedback. Suntem aici ca prin cursurile noastre sau prin executive coaching să continuăm să te susținem!
Nu uita să distribui articolul!