1. Înțelepciunea unui popor insular
În Japonia, una dintre primele informații transferate elevilor niponi este că locuiesc într-o țară săracă. Comportamentele asociate precum: simplitate, echilibru, eficientă, respect pentru resursă devin nu doar recomandate dar și necesare.
La maturitate, traducerea acestor comportamente în planul managementului a dat naștere metodologiei lean, pe care compania Toyota a consacrat-o în mediul de business în anii ’80.
Scopul metodologiei lean este să scurteze durata dintre comandă şi încasarea banilor, să definească ce are valoare pentru consumator şi să organizeze procesele în jurul acestui scop prin eliminarea pierderilor.
2. Instrumente pentru un management suplu
Studiile de specialitate indică printre beneficiile generale ale managementului lean creşterea productivităţii în medie cu 50%, îmbunătăţirea calităţii cu 80% şi reducerea timpilor de pregătire cu 90%.
Există un set de instrumente pentru managementul lean al unei companii care include: 8 tipuri de pierderi, 5S, managementul vizual, performanţă axată pe echipă, activităţi Kaizen, flux continuu, procese standardizate, WIP management, analiza cauzei rădăcina, managementul calităţii.
În acest articol am ales să mă refer la primul dintre acestea, deoarece este un instrument de auto-evaluare şi îmbunătăţire a proceselor unei firme, practic şi uşor aplicabil.
3. Cele opt tipuri de pierderi dintr-o companie
În metodologia lean, pierderile sunt cel mai des asociate risipei. Această poate fi uşor recunoscută în deşeurile rezultate, refacerea unui produs, şedinţe haotice şi birocraţie organizaţională. Mai poate fi risipă ascunsă în timp suplimentar pentru efectuarea unor activităţi, lucru în exces sau stocuri de siguranţă.
Recunoaşterea pierderilor, sau muda în japoneză, se poate face sub formă de: 1. Defecte; 2. Supra-producţie; 3. Timp de aşteptare; 4. Transport ineficient; 5. Stocuri; 6. Deplasare inutilă; 7. Supra-procesare; 8. Angajaţi sub-utilizaţi.
Pierderea 1 – Defectele
Defectele conduc la necesitatea rectificării greşelilor şi, uneori, la control excesiv. Defectele pot fi erori de design, neînţelegerea nevoilor clientului, activităţi care trebuie repetate, inspecţii şi controale repetate în proces. Soluţia îmbunătăţirii constă în instruire, sisteme de prevenire a greşelilor (poka yoke în japoneză) şi proceduri.
Pierderea 2 – Supra-producţia
Supra-producția îşi are cauzele în planificarea greşită, stocuri, producţie mai mare decât cererea, operaţiuni nepotrivite la momentul nepotrivit. E ca şi cum ai tipări 20 milioane de buletine de vot pentru 5 milioane de potenţiali votanţi. Soluţia îmbunătăţirii stă în stabilirea unui sistem de control al stocurilor, optimizarea lanţului de aprovizionare şi eliminarea operaţiunilor redundante.
Pierderea 3 – Timpul de aşteptare
Timpul de așteptare este rezultatul activităţilor necorelate. De exemplu să aştepţi aprobări care nu mai vin, sau telefoane de confirmare a comenzii ca să-ţi începi lucrul. Soluţia este corelarea activităţilor, eliminarea birocraţiei inutile, eliminarea predării de activităţi între diverse departamente/entităţi.
Pierderea 4 – Transportul ineficient
Transportul ineficient este foarte des întâlnit în companii. De exemplu poziționarea printerelor şi maşinilor de legat documente numai la un anumit etaj/departament, sau documentele eliberate de departamente TESA dispersate în companie. Reducerea timpului de procesare, eliminarea documentelor inutile şi virtualizarea procesului pot fi soluții de rezolvare a aceastei pierderi.
Pierderea 5 – Stocurile
Despre stocuri nu putem spune decât că existenţa lor atestă neplanificare şi/sau prognoza greşită şi înseamnă costuri. Soluţia constă într-un control al stocurilor de tip Kanban.
Pierderea 6 – Deplasarea inutilă
Deplasarea inutilă este mişcarea care nu aduce valoare procesului. Adică suni la un departament şi eşti transferat pe rând la altele, pentru ca în final să fii redirecţionat către cel la care ai sunat iniţial. Soluţia generală este instruirea personalului şi managementul resurselor (work cell) pentru a îmbunătăţi calitatea, viteza, costul procesului şi eliminarea pierderilor.
Pierderea 7 – Supra-procesarea
Supra-procesarea constă în activităţi fără valoare sau paşi de care nimeni nu are nevoie. Adăugarea unor caracteristici produsului pentru care clientul nu este dispus să plătească este un astfel de exemplu. Eliminarea activităţilor fără valoare pentru client şi automatizarea pot fi soluţii de îmbunătăţire în această privinţă.
Pierderea 8 – Sub-utilizarea angajaţilor
Sub-utilizarea angajaților sau utilizarea necorespunzătoare a potenţialului uman poate conduce la pierderea motivaţiei, scăderea productivităţii sau nevalorificarea capacităţii de producţie. Soluţia constă în evaluarea competenţelor/rezultatelor şi alocarea persoanei pe rolul relevant pentru calificarea acesteia.
4. În loc de concluzie
Dacă în Japonia elevii niponi află că locuiesc într-o țară săracă, iar consecințele la maturitate sunt simplitatea, echilibrul, eficiența și respectul pentru resursă, în România aflăm de mici că locuim într-o țară bogată.
Poate că ar fi util să ne purtăm că și cum n-am avea atâtea resurse și să învățăm din povestea de succes japoneză valorile care pe ei i-au condus la filozofia lean.
Practicarea acesteia pentru managementul companiilor românești ar îmbunătăți semnificativ procesele și ar face firmele sustenabile și performante.
