Cu toții am trăit experiența ieșirii dintr-o întâlnire simțind că nu s-a decis absolut nimic. Este oare aceasta o problemă fără soluție? Pentru a vedea care e răspunsul, am întrebat 50 de Directori Executivi din România: “care sunt pașii necesari pentru a conduce o ședință de echipă eficientă?”. Top 7 răspunsuri arată după cum urmează:
1. Numește scopul ședinței
Ar trebui să fie de la sine înțeles, dar fiecare întâlnire convocată ar trebui să aibă un scop clar, fie că este vorba de o întâlnire de actualizare programată în mod regulat sau de o întâlnire făcută pentru a discuta un anumit proiect sau problemă. Acest scop trebuie comunicat din timp participanților, astfel încât să aibă timp să se pregătească. Ca manager este important să poți răspunde instant la întrebarea „De ce se ține această ședință?”
2. Stabilește o agendă clară
În unele întâlniri care au loc în mod regulat, agenda ar putea fi implicită sau informală. În majoritatea cazurilor, totuși, trebuie să ai o listă clară a subiectelor ce vor fi abordate. Acest lucru nu numai că ajută, dar îți oferă un cadru pentru a structura ședința. În funcție de formalitatea și importanța întâlnirii, este posibil să fie necesar să comunici agenda în prealabil, astfel încât oamenii să se pregătească și să aducă informațiile relevante pentru discuție.
3. Selectează participanții
Gândește-te și invită numai participanții relevanți. Dacă incluzi pe cineva care nu este direct implicat în proiectul care este discutat, explică din start de ce le ceri să participe ca să-și înțeleagă rolul. Oamenii sunt ocupați, așa că nu invita întreaga echipă dacă întâlnirea va fi valoroasă doar pentru jumătate. Dacă respecți timpul oamenilor și ești atent la acest aspect, oamenii vor fi mai implicați pe deplin în întâlnirile la care participă.
4. Modifică rutina
Întâlnirile recurente, cum ar fi cele săptămânale, pot deveni previzibile după un timp dacă urmează același format săptămână după săptămână. Deși poți menține o structură generală, liberă, permite o anumită flexibilitate, astfel încât lucrurile să nu devină plictisitoare. Schimbă ordinea în care oamenii își prezintă actualizările, de exemplu. Sau, dacă trebuie să te ții de o structură stabilită, schimbă locația întâlnirii poate ajuta la menținerea unei stări de prospețime – alege o altă sală de conferințe sau, dacă vremea este frumoasă, ține ședința afară.
5. Fii flexibil în facilitare
Deși este important să fii la obiect și punctual din respect pentru timpul oamenilor, nu fi prea rigid în această privință. În cazul în care conversația deviază într-o direcție nouă, neașteptată, las-o să se desfășoare, atâta timp cât este productivă. Dacă vă apropiați de sfârșitul ședinței, dar discuția continuă să fie puternică, anunță o prelungire de 10 minute pentru a permite conversației să se încheie mai natural. Dacă oamenii au consistente diferențe de opinie, programează o nouă întâlnire.
6. Acordă timp pentru brainstorming
Valoarea unei întâlniri este că aduce oamenii împreună pentru a discuta lucrurile în profunzime, iar brainstorming-ul este o componentă esențială. Când este cazul, acordă grupului timpul și libertatea de a împărtăși perspective individuale și de a-și expune gândurile; unele dintre cele mai bune idei sunt generate prin gândirea colectivă.
7. Încheie eficient ședința
La sfârșitul ședinței, rezumă soluțiile stabilite și pașii următori agreați. Dacă participanții primesc sarcini specifice, vor trebui să le îndeplinească. Reiterează ce au de făcut și termenele stabilite. Asigură-te că aceste informații sunt incluse în minuta întâlnirii și că sunt reluate la următoarea întâlnire a echipei.
Tu cum îți conduci ședințele de echipă?
