Zilnic se fac în medie 30 de milioane de prezentări, iar un manager îşi petrece cam 60% din timpul de lucru în şedinţe şi prezentări. 50% dintre ele sunt ineficiente şi cu impact negativ. Facem asta intenționat? Evident că nu. E vorba doar de două lucruri: viziune neclară şi vizual neadaptat.
Viziune. Sau DE CE fac prezentarea?
Ce este viziunea în cazul unei prezentări? Pe scurt, este chiar esența sau principalul tău punct de vedere referitor la subiect. Clarifică-ţi întâi de ce faci prezentarea respectivă şi care vrei să fie mesajul ei central. Scurt şi la obiect.
Să presupunem că lucrezi de 3 luni la un proiect. Ai adunat dosare întregi de date. Cum să nu ai tocmai tu o viziune clară asupra subiectului? Te pregăteşti să faci o prezentare a statusului proiectului în următoarea şedinţa cu managerii şi ţi se pare că toate detaliile sunt importante. Prin urmare, le incluzi în prezentare şi obţii slide-uri întregi pline cu bullet-uri, numere, tabele. Le prezinţi cu mândrie în şedinţa şi la final ţi se spune că prezentarea ta nu a fost clară şi nu a transmis nimic.
Deci, ce se așteaptă managerii să vadă într-o prezentare și de ce?
- Să prezinți informația în mod sintetizat. Este task-ul tau să filtrezi datele, să le prelucrezi, astfel încât să incluzi esența lor în prezentare. Folosește anexe sau hyperlink-uri dacă simți nevoia să ai toate fișierele cu date la îndemână pentru o discuție mai extinsă.
- Să îți formulezi clar mesajul. Preferabil, chiar de la începutul prezentării. Nu aștepta până la final să îți prezinți concluzia. S-ar putea ca cei din sală să nu îți urmărească argumentele fără a-ți ști scopul sau să ajungă la altă concluzie decât ai vrea tu.
- Să ai un flux cursiv al prezentării. Pentru o prezentare cu rol decizional, abordarea cea mai convingătoare este de tipul problemă – soluție – argumente.
- Să fii clar și concis în discurs. Să îți susții ideile cu argumente de impact pentru ei și pentru organizație.
Vizualul. Sau CUM să aibă impact maxim prezentarea?
Probabil ştii deja că oamenii percep 70-80% din informaţie în mod vizual. Tendinţele actuale în design-ul de prezentări se îndreaptă şi ele tot mai mult spre vizual. Se renunţă la listele de bullet-uri şi la pozele de tip clip art. În curentul actual, numărul cuvintelor scade (a scăzut cu 29% în 2015 faţă de 2014) şi vizualul creşte. Atât că dimensiune, cât şi că impact.
Ce însemnă vizual într-o prezentare de business? Mai puţine poze comerciale şi metaforice, mai multe diagrame şi scheme. Transformă-ţi datele din formă lor brută (Excel, rapoarte sau orice altceva) într-o formă vizuală prin câteva trucuri extreme de utile.
Iată câteva exemple:
- În loc să prezinţi etapele unui proiect într-un slide cu bullet-uri, foloseşte o diagramă smart art de tip proces şi evidenţiază înlănţuirea etapelor.
- În loc să prezinţi situaţia vânzărilor într-un tabel, foloseşte un grafic de tip coloane sau bare.
- În loc să prezinţi în paragrafe de text planificarea unui proiect, foloseşte o diagramă Gantt sau o reprezentare de tip timeline.
- Evidenţiază în mod vizual conexiunile între diferite idei şi elemente din prezentarea ta.
Managerii sunt obişnuiţi să gândească lucrurile sintetic şi la scară mare. Este important să le înţelegi modul de gândire şi abordarea pe care o folosesc aceştia în viaţă profesională pentru a putea să îţi adaptezi prezentările în funcţie de aşteptările lor.
Aici este unul dintre secretele unei prezentări de succes în sala de şedinţe: fă un pas în spate din mijlocul “problemei”, anticipează nevoile şi aşteptările participanţilor şi adaptează prezentarea astfel încât la finalul ei să aveţi o VIZIUNE COMUNĂ.
