Interviu acordat de Alexandra Cernian, Trainer & Senior Consultant, Valoria lui Costin Ciora (www.costinciora.ro).
Ce înseamnă pentru tine să fii productivă?
Alexandra Cernian: Pentru mine, productivitatea este cheia către performanţă, iar eu am fost educată de mică în spiritul performanţei. Să fiu productivă înseamnă să mă trezesc dimineaţă cu determinare şi să mă duc la culcare cu satisfacţia că am făcut tot ce mi-am propus în ziua respectivă. Că sunt mai aproape de atingerea obiectivelor mele. Şi pentru asta ai nevoie de patru ingrediente: dorinţa, decizie, determinare, disciplină. Din ele se formează un mecanism care te pune şi te ţine în mişcare.
Cum arată o zi productivă pentru tine?
A.C.: E o zi în care simt că am acţionat în direcţia obiectivelor mele. În care aloc timp pentru mine, pentru familie şi pentru carieră. Zilele mele arată foarte diferit, aşa că nu pot spune că urmez o anumită rutină. Eu sunt inginer de profesie şi am o gândire foarte structurată, iar în privinţa asta schemă este una simplă: performanţă -> obiective -> productivitate. Asta urmăresc. Activitatea mea profesională se împarte în mai multe direcţii: lector universitar la Facultatea de Automatică şi Calculatoare, care implică şi numeroase preocupări în zona de cercetare, trainer şi consultant şi fiecare dintre ele vine cu numeroase task-uri şi responsabilităţi. La sfârşitul programului, e esenţial pentru mine să ştiu că sunt la zi pe toate planurile.
Care sunt obiceiurile zilnice pe care le practici?
A.C.: Lucrurile s-au schimbat destul de mult de când am adoptat un stil de viaţă sportiv. De doi ani practic echitaţia (sunt sportiv legitimat la Clubul Sportiv Ecvestria şi afiliat la Federaţia Ecvestră Română) şi în ultimul an mi-am descoperit şi pasiunea pentru fitness. Sportul m-a ajutat în primul rând să îmi antrenez mintea spre o viaţă disciplinată şi organizată. Am câteva repere pe care le urmez în planificarea zilnică: mă trezesc cel târziu la 7 AM, încep ziua cu task-ul cel mai dificil sau important, respect orele de masă şi un plan alimentar sănătos şi echilibrat, fac o ora de sport. Weekend-urile sunt dedicate în general echitaţiei şi dezvoltării personale.
Se spune că ceea ce este planificat, este realizat. Cum ţi-ai planificat activitatea pentru anul ce urmează?
A.C.: Îmi stabilesc pentru fiecare an câte trei obiective importante: unul legat de cariere universitară, unul pentru activitatea de trainer şi consultant şi unul personal. Apoi pentru fiecare îmi trasez liniile directoare principale, astfel încât să îmi fie uşor să evaluez progresul şi să ştiu cum mă raportez la ţintă finală. Sunt însă flexibilă în ceea ce priveşte traseul până la destinaţie şi aloc 20% pentru oportunităţi neprevăzute. În plus, cred că e important să avem şi obiective pe termen mai lung: 3-5 ani. Ne ajută să proiectăm o viziune clară asupra direcţiei în care ne îndreptăm şi sunt un motor important în stabilirea motivaţiei interioare. Şi de aici pleacă totul!
Între multitasking şi focus pe o activitate, ce stil ţi se potriveşte mai mult?
A.C.: Focus pe o singură activitate. Simt că îmi pierd din concentrare când lucrez multitasking, mai ales dacă se întâmplă sub presiune. De altfel, sunt numeroase studii care confirmă că pierdem în medie 40% din productivitate lucrând la mai multe task-uri în acelaşi timp. Dar cred că asta ţine cel mai mult de o bună planificare a task-urilor, astfel încât să eviţi să intri în urgenţă cu ele şi cu o abordare flexibilă, care să te ajute să îţi comuţi repede atenţia de la un task la altul.
Cât de mult înseamnă planificarea într-un obiectiv de-al tău?
A.C.: 60-70%. Sunt o persoană care funcţionează foarte bine pe baza de obiective. Îmi configurez o harta a obiectivelor în termeni de etape intermediare şi dealine-uri. Odată ce am viziunea, trec la acţiune şi nimic nu îmi stă în cale atunci când îmi doresc ceva. Nu planific până la cel mai mic detaliu şi cred că e important să fii flexibil şi să laşi loc de ajustări pe parcurs. Întotdeauna poţi da peste lucruri neprevăzute, dar orice s-ar întâmplă, trebuie să rămâi în control şi să îţi păstrezi direcţia clară. La echitaţie am învăţat că întotdeauna trebuie să anticipezi şi să-ţi planifici următoarea mişcare şi aplic în asta în viaţă de zi cu zi. Privirea e mereu înainte! Şi în să, şi în carieră, şi în viaţă personală.
Ce instrumente de productivitate foloseşti (app-uri, tool-uri etc)?
A.C.: Google Calendar, sincronizat pe toate device-urile. Mai ales că nu am un program de birou 9-18, e important să am calendarul la îndemână oricând. E un instrument pe care îl implementez şi la clienţii cu colaborez, că mediu de lucru colaborativ pentru managementul activităţii în echipe. Faptul că poţi share-ui un calendar face că planificarea unei echipe şi a resurselor să fie mult mai eficientă.
În afară de aplicaţii şi tool-uri tehnologice, cred că cel mai important instrument de productivitate este unul interior şi îi zice motivaţie. De aici ne găsim “de ce”-ul, ne stabilim priorităţile şi decidem să acţionăm. Din mintea ta pleacă totul! Convingerea asta mi-a fost încă o dată întărită în sport. Atitudinea cu care pleci la drum va determina succesul sau eşecul. Ambiţia şi perseverenţă sunt cele care pun în mişcare toate mecanismele de care ai nevoie pentru a-ţi atinge obiectivele. Determinare. Mi-a luat o luna să reuşesc să fac o întoarcere corectă călare. În vara asta am participat la primul concurs de anduranţă ecventra şi am luat locul 3. Important e să fii perseverent şi consecvent. Ion şi Carmen Maldea, antrenorii mei de echitaţie, spun mereu “Nu există Nu pot, există doar Nu vreau!” O condiţie obligatorie pentru asta? Ieşi din zona de confort. Succesul nu se găseşte acolo. Cred că aici stau cele mai important instrumente de productivitate. Fără ele, niciun tool nu va avea relevanţă şi nu va face treaba în locul tău.
Ce părere ai despre impactul tehnologiei asupra productivităţii: angajaţii pot fi mai productivi şi mai puţin productivi în acelaşi timp?
A.C.: Suntem într-un moment în care totul tinde să devină colabrativ, inclusiv productivitatea. Cred că dacă sunt folosite în mod inteligent, instrumentele de productivitate pot aduce multe beneficii angajaţilor şi pot confirmă asta prin experienţele cu clienţii pe care îi consiliez în acest sens. Sigur că există şi reversul acestei avalanşe tehnologice, însă ţine de fiecare să îşi gestioneze într-un mod “smart” timpul şi resursele. Şi, revenind, asta pleacă de la “de ce”-ul fiecăruia dintre noi. Dacă suntem cu adevărat motivaţi şi ştim încotro ne îndreptăm, nimic nu ne va stă în cale.
Cum gestionezi verificarea numărului mare de emailuri pe care le primeşti?
A.C.: În funcţie de priorităţi, folosind tehnică 4D (Delete it, Do it, Delegate it, Defer it). Organizez într-un sistem de foldere mesajele care nu sunt urgenţe şi las în Inbox tot ce necesită un follow-up rapid. Măsură productivităţii este dată apoi de 2 lucruri: niciun email din Inbox nu a rămas neprelucrat şi niciun email nu a rămas necitit.
Cum gestionezi şedinţele din diversele proiecte în care eşti implicată?
A.C.: Numărul de şedinţe la care particip este mai mult decât rezonabil şi am avut noroc de colaborări în care şedinţele s-au desfăşurat în stil “ingineresc”, scurt şi la obiect. La facultate avem câte o şedinţa săptămânală de maximum o ora, iar la Sfera Business discutăm foarte concret şi aplicat despre ce avem de făcut. Fiecare îşi preia rapid task-urile şi trecem la treaba.
Care este cel mai bun sfat pe care îl poţi da pentru creşterea productivităţii?
A.C.: Să îţi găseşti propriul ritm, în care să simţi că tu controlezi timpul şi nu el pe ţine.
Despre Alexandra Cernian
Alexandra preda în cadrul universităţii şi este interesată de productivitate. Dincolo de carieră academică, în calitate de lector universitar la Facultatea de Automatică şi Calculatoare (Universitatea Politehnică București) din 2007, Alexandra este Trainer & Senior Consultant. Că trainer, are 10 ani experienţă în susţinerea de cursuri în companii naţionale şi multinaţionale B2B şi B2C şi derulează programe de formare şi consultanţă în programe funcţionale şi soft skills. A colaborat cu peste 50 de companii naţionale şi multinaţionale, pentru care a susţinut peste 350 sesiuni de training şi consultanţă.
