În managementul proiectelor, o schimbare de paradigmă este de așteptat. „Conspirația optimismului” a fost multă vreme norma predominantă, organizațiile minimizând adesea riscurile oricărui proiect printr-un optimism, uneori, deșănțat. Numai că nu se mai poate continua așa. Sunt multe aspecte care trebuie abordate diferit, mai ales cele descrise aici.
1. Riscuri consemnate, dar neadresate
Bazându-se pe estimări și acceptând abaterile de la planurile originale ca fiind inevitabile de multe ori managerii de proiect se decuplează de la realitate.
Riscurile sunt documentate în jurnalele de proiect, dar sunt uitate frecvent până când se manifestă ca probleme grave. Această mentalitate nu numai că împiedică creșterea organizațională, ci și perpetuează un ciclu de provocări și eșecuri considerate ”normale” în mediul de business.
Care este abordarea corectă? Succesul unui proiect se planifică, managerul de proiect verifică, controlează și gestionează activ riscurile, dezmărginind companiile de abordările reactive des întâlnite ale managementului de proiect ”tradițional”.
Această schimbare necesită abordarea inteligentă a riscurilor și eficiență în controlul acestora. Folosirea analizei datelor poate juca un rol esențial în această transformare, oferind o abordare bazată pe date pentru managementul proiectelor, care dă putere organizațiilor să atenueze riscurile, să facă prognoza rezultatelor și să deruleze în mod constant proiecte de succes.
2. Corelația dintre succes și control
Succesul în managementul proiectelor este strâns legat de controale eficiente. În timp ce multe organizații recunosc această corelație, provocarea constă în înțelegerea faptului că nu toate controalele sunt aplicabile universal.
Eficacitatea controalelor variază în funcție de fiecare proiect. Complexitatea unui proiect este un factor major în implementarea corectă a acestuia. Pe măsură ce proiectele devin mai complicate, controalele devin mai stricte. Cu toate acestea, cheia constă în identificarea controalelor care se aliniază cu natura specifică a fiecărui proiect.
Ceea ce funcționează bine într-un proiect simplu poate să nu fie potrivit într-unul complex. Prin urmare, companiile trebuie să își adapteze mecanismele de managementul proiectelor la cerințele specifice ale fiecărui proiect, recunoscând că o abordare universală este inadecvată.
Astfel, cultivarea unei abordări eficiente din punct de vedere al controlului este esențială pentru optimizarea rezultatelor proiectului.
3. Abordarea inteligentă a gestionării riscurilor
Pentru a gestiona cu succes complexitățile managementului de proiect, companiile trebuie să cultive o abordare inteligentă față de risc. Aceasta implică nu numai recunoașterea riscurilor potențiale, ci și căutarea activă a modalităților de a le gestiona și de a le atenua. Inteligența privind riscurile este capacitatea de a identifica, evalua și răspunde în mod proactiv la riscuri, creând un mediu de proiect rezilient.
O abordare emergentă în managementul de proiect implică utilizarea strategică a analizei și a Big Data pentru a identifica, gestiona și atenua riscurile.
Luarea deciziilor bazate pe analize pe seturi mari de date oferă o modalitate predictivă de a gestiona incertitudinile, permițând companiilor să facă ajustări ”din mers”. Aceste metodologii de managementul proiectelor pun accentul pe analiza datelor în timp real pentru predicții mai precise și ajustări în timp real.
Companiile sunt adesea sceptice în ceea ce privește integrarea analizelor de date în procesele lor de management al proiectelor, parțial din cauza noutății acestor abordări. Cu toate acestea, cei care au adoptat analiza raportează beneficii semnificative în ceea ce privește diminuarea riscurilor și succesul general al proiectului.
4. Proiectele pilot pentru testarea conceptelor
Implementarea unei abordări bazate pe analiză de date a managementului de proiect poate părea descurajantă pentru companiile care nu sunt familiarizate cu analiza. Pentru a facilita această transformare, multe organizații încep cu un proiect pilot. Acesta permite testarea, evaluarea eficacității analizei și luarea deciziilor cu privire la implementarea la scara mare.
Concentrându-se inițial pe un proiect la scară mai mică, organizațiile pot obține informații valoroase despre modul în care analiza poate îmbunătăți gestionarea riscurilor, poate prezice rezultatele proiectului și poate îmbunătăți performanța globală a proiectului. Această testare controlată atenuează riscurile asociate cu adoptarea la scară mare, oferind o modalitate practică și gestionabilă face tranziția de la o metodă de lucru la alta.
5. Beneficiile analizei datelor în managementul proiectelor
a. Managementul proactiv al riscurilor
Analiza datelor permite organizațiilor să identifice riscurile potențiale înainte ca acestea să escaladeze, permițând strategii proactive de prevenție. Acest lucru scade riscul ca problemele să devină crize și minimizează impactul asupra termenelor și bugetelor proiectului.
b. Luare a deciziilor în timp real
Managementul tradițional de proiect se bazează pe date istorice, ceea ce duce adesea la luarea deciziilor reactive. Analiza datelor oferă informații în timp real, dând putere managerilor de proiect să ia decizii informate pe baza dinamicii actuale a proiectului.
c. Predictibilitate îmbunătățită a proiectelor
Prin utilizarea analizei predictive, organizațiile pot prognoza rezultatele proiectelor cu mai multă acuratețe. Acest lucru îmbunătățește capacitatea de a stabili așteptări realiste, de a aloca resurse în mod eficient și de a asigura succesul proiectului în cadrul unor parametri predefiniți.
d. Optimizarea resurselor
Analiza datelor ajută organizațiile să optimizeze alocarea resurselor prin identificarea blocajelor și a zonelor de ineficiență. Acest lucru asigură că resursele sunt utilizate strategic, contribuind la succesul proiectului fără costuri inutile.
e. Comunicare îmbunătățită
Informațiile bazate pe date facilitează o comunicare mai clară cu părțile interesate. Prin furnizarea de informații transparente și obiective, organizațiile pot construi încredere și credibilitate, promovând relații mai puternice cu clienții, membrii echipei și alți factori interesați din proiect.
6. Schimbarea este singura cale corectă
Abordarea tradițională a managementului de proiect, caracterizată printr-o „conspirație a optimismului”, date învechite și o mentalitate reactivă, nu mai este suficientă pentru complexitățile mediului de business actual.
Organizațiile trebuie să adopte o nouă mentalitate, care acordă prioritate succesului și gestionează în mod activ riscurile printr-o abordare a gestionării riscurilor.
Integrarea analizei de date în procesele de management al proiectelor reprezintă un salt semnificativ înainte pentru realizarea acestei transformări.
Deși unele organizații pot rămâne sceptice, beneficiile abordării bazate pe date, inclusiv managementul proactiv al riscului, luarea deciziilor în timp real, predictibilitate îmbunătățită, optimizarea resurselor și comunicare îmbunătățită cu părțile interesate, nu pot fi ignorate.
Pentru reuși în această schimbare, companiile pot începe cu proiecte pilot prin care să testeze abordarea, să obțină informații valoroase și să ia decizii informate cu privire la implementarea la scară mare.
Procedând astfel, nu numai că pot atenua riscurile proiectelor, ci pot și derula în mod constant proiecte de succes într-un mediu de afaceri din ce în ce mai dinamic și competitiv.
